Sekretariat Dewan

 

KEDUDUKAN DAN SUSUNAN ORGANISASI

 

Sekretariat DPRD mempunyai fungsi :

  1. penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD;
  2. penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD;
  3. memfasilitasi penyelenggaraan rapat DPRD; dan
  4. penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD.

Susunan Organisasi

  • Susunan Organisasi Sekretariat DPRD terdiri dari :
  1. Sekretaris DPRD;
  2. Bagian Administrasi Umum, membawahi :
    1. Sub Bagian Tata Usaha, Kepegawaian dan Pelayanan Pimpinan
    2. Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan; dan
    3. Sub Bagian Humas dan Protokol.
  3. Bagian Administrasi Perencanaan dan Keuangan Pelayanan Fungsi Anggaran, membawahi :
  4. Sub Bagian Perencanaan dan Pelayanan Fungsi Anggaran;
  5. Sub Bagian Pembukuan dan Verifikasi; dan
  6. Sub Bagian Perbendaharaan dan Pelaporan.
  7. Bagian Pelayanan Fungsi Legislasi, membawahi :
  8. Sub Bagian Perundang-Undangan;
  9. Sub Bagian Persidangan; dan
  10. Sub Bagian Risalah dan Rapat.
  11. Bagian Pelayanan Fungsi Pengawasan, Jaring Aspirasi Masyarakat dan Penguatan Kelembagaan, membawahi :
  12. Sub Bagian Pelayanan Fungsi Pengawasan I dan Pengaduan Masyarakat;
  13. Sub Bagian Pelayanan Fungsi Pengawasan II, III dan Jaring Aspirasi Masyarakat; dan
  14. Sub Bagian Pelayanan Fungsi Pengawasan IV dan Penguatan Kelembagaan.
    • Bagian dipimpin oleh Kepala Bagian yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris DPRD, Sub Bagian dipimpin oleh Kepala Sub Bagian yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian.

 

 

URAIAN TUGAS DAN FUNGSI

Sekretaris DPRD

  • Sekretaris DPRD mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi kesekretariatan dan administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, serta menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD dalam melaksanakan hak dan fungsinya sesuai dengan kebutuhan.
  • Untuk melaksanakan tugas  Sekretaris DPRD mempunyai fungsi :
  1. menetapkan rencana kerja operasional kegiatan Sekretariat DRPD;
  2. membantu Pimpinan DPRD dalam melaksanakan tugas dan kewenangan;
  3. memimpin dan melaksanakan fungsi Sekretariat DPRD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3;
  4. mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan administrasi umum, administrasi keuangan, pelayanan fungsi anggaran, pengawasan dan penguatan kelembagaan DPRD;
  5. memimpin dan mengkoordinasikan penyusunan belanja DPRD yang terdiri atas belanja penghasilan Pimpinan dan Anggota DPRD, tunjangan kesejahteraan Pimpinan dan Anggota DPRD dan belanja Penunjang Kegiatan DPRD yang diformulasikan ke dalam Rencana Kerja dan Anggaran Satuan Kerja Perangkat Daerah Sekretariat DPRD;
  6. mengelola belanja DPRD yang terdiri atas belanja penghasilan Pimpinan dan Anggota DPRD, tunjangan kesejahteraan Pimpinan dan Anggota DPRD dan belanja Penunjang Kegiatan DPRD;
  7. mengangkat dan memberhentikan kelompok pakar atau tenaga ahli sesuai kebutuhan atas usulan DPRD;
  8. bertanggung jawab penuh kepada Pimpinan DPRD terkait teknik operasional Sekretariat DPRD; dan
  9. bertanggung jawab penuh kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah terkait administratif Sekretariat DPRD.

Bagian Administrasi Umum

Bagian Adminitrasi Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Sekretariat DPRD dibidang administrasi umum, kepegawaian, rumah tangga, perlengkapan, hubungan masyarakat, protokoler, dan penyusunan program kerja.

Untuk melaksanakan tugas Bagian Adminitrasi Umum mempunyai fungsi :

  1. mengkoordinasikan administrasi umum dan kepegawaian;
  2. mengkoordinasikan kebutuhan rumah tangga dan perlengkapan Sekretariat DPRD;
  3. mengkoordinasikan keprotokolan dan humas;
  4. mengkoordinasikan penyusunan program kerja;
  5. melakukan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD dalam lingkup kedinasan.

Sub Bagian Tata Usaha, Kepegawaian dan Pelayanan Pimpinan

Sub Bagian Tata Usaha, Kepegawaian dan Pelayanan Pimpinan mempunyai tugas:

  1. menyusun rencana kerja operasional kegiatan pelayanan administrasi kepegawaian;
  2. mengevaluasi dan menganalisis laporan kinerja;
  3. melaksanakan administrasi kepegawaian DPRD dan Sekretariat DPRD;
  4. menganalisis kebutuhan dan merencanakan penyediaan tenaga ahli;
  5. menyiapkan bahan administrasi pembuatan daftar urut kepangkatan dan formasi pegawai;
  6. meningkatkan dan mengembangkan Sumber Daya Manusia Sekretariat DPRD;
  7. mengelola surat-menyurat;
  8. menyusun dan melaksanakan kegiatan tata usaha dan kearsipan Sekretariat DPRD;
  9. menyusun rancangan usulan kebutuhan penempatan, pengangkatan, pemindahan dan pemberhentian pegawai Sekretariat DPRD;
  10. mengelola administrasi dan perjalanan dinas pimpinan dan anggota DPRD serta Sekretariat DPRD;
  11. memfasilitasi tugas dan fungsi Pimpinan DPRD;
  12. memverifikasi kelengkapan berkas pergantian antar waktu anggota DPRD; dan
  13. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Administrasi Umum dalam lingkup kedinasan.

Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan

Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas:

  1. memverifikasi dan menyusun perencanaan kebutuhan rumah tangga dan perlengkapan DPRD dan Sekretariat DPRD;
  2. melaksanakan, mengelola dan mengevaluasi kebutuhan rumah tangga dan perlengkapan DPRD dan Sekretariat DPRD;
  3. mendistribusikan peralatan/perlengkapan kepada DPRD dan Sekretariat DPRD;
  4. mengatur dan melaksanakan pemeliharaan peralatan/perlengkapan pada Sekretariat DPRD;
  5. menyusun administrasi pengelolaan rumah tangga dan perlengkapan Sekretariat DPRD;
  6. menghimpun dan menyiapkan data sebagai bahan dalam rangka penyusunan rencana kebutuhan rumah tangga pimpinan DPRD;
  7. melaksanakan dan mempersiapkan pengaturan sarana dan prasarana serta kelengkapan kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD;
  8. mengatur dan mempersiapkan fasilitas-fasilitas operasional DPRD dan Sekretariat DPRD;
  9. melaksanakan penyediaan cinderamata dalam bentuk plakat/karangan bunga atau bentuk lain untuk kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD;
  10. melaksanakan analisis kebutuhan kendaraan dinas, mengusulkan penghapusan kendaraan dinas, barang inventaris kantor yang sudah tidak layak pakai menurut usia dan kondisi barang DPRD dan Sekretariat DPRD; dan
  11. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Administrasi Umum dalam lingkup kedinasan.

Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat mempunyai tugas:

  1. menyusun rencana kerja operasional kegiatan Protokol dan Hubungan Masyarakat;
  2. menyusun bahan komunikasi dan publikasi;
  3. memfasilitasi kunjungan kerja tamu-tamu DPRD;
  4. mengatur urusan protokoler Pimpinan dan Anggota DPRD beserta tamu DPRD;
  5. melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga dan instansi lain di bidang protokol;
  6. membangun dan menjalin komunikasi yang baik dengan media cetak maupun elektronik;
  7. melakukan upaya klarifikasi berita yang berkaitan dengan lembaga DPRD dan sekretariat DPRD;
  8. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Administrasi Umum dalam lingkup kedinasan.

Bagian Administrasi Keuangan dan Pelayanan Fungsi Anggaran

Bagian Administrasi Keuangan dan Pelayanan Fungsi Anggaran mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Sekretariat DPRD dibidang administrasi keuangan, perencanaan anggaran, pelayanan fungsi anggaran, pembukuan, verifikasi, perbendaharaan, pelaporan, dan perencanaan.

Bagian Administrasi Keuangan dan Pelayanan Fungsi Anggaran mempunyai fungsi:

  1. memverifikasi bahan perencanaan operasional kegiatan;
  2. mengevaluasi bahan perencanaan keuangan;
  3. memverifikasi penatausahaan keuangan;
  4. mengevaluasi laporan keuangan;
  5. mengevaluasi laporan kinerja;
  6. memfasilitasi Badan Anggaran Dalam Rangka Pembahasan APBD, APBDP;
  7. memfasilitas Badan Anggaran Dalam Rangka Pembahasan Pertanggungjawaban Pelaksanaan APBD;
  8. memfasilitasi Panja/Pansus Dalam Rangka Pembahasan LKD Hasil Pemeriksaan BPK;
  9. mengevaluasi laporan pertanggungjawaban pengelolaan keuangan; dan
  10. mengevaluasi pengadministrasian dan pembukuan keuangan;

Sub Bagian Perencanaan dan Pelayanan Fungsi Anggaran

Sub Bagian Perencanaan dan Pelayanan Fungsi Anggaran mempunyai tugas:

  1. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Satuan Kerja Perangkat Daerah Sekretariat DPRD;
  2. menyusun Renja dan Renstra SKPD serta memfasilitasi penyusunan Renja DPRD;
  3. merencanakan pembahasan KUA PPAS;
  4. menyusun bahan pembahasan APBD-APBDP;
  5. merencanakan pembahasan Perda pertanggungjawaban keuangan;
  6. menyiapkan bahan pendampingan fasilitasi Badan Anggaran DPRD dan rencana kerja Banggar;
  7. menyiapkan Bahan Tim Panja/Pansus Dalam Rangka Pembahasan LKD Hasil Pemeriksaan BPK; dan
  8. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Administrasi Keuangan dan Pelayanan Fungsi Anggaran dalam lingkup kedinasan.

 

Sub Bagian Pembukuan dan Verifikasi

Sub Bagian Pembukuan dan Verifikasi mempunyai tugas :

  1. menyusun rencana kerja operasional kegiatan Pembukuan dan Verifikasi;
  2. merencanakan penatausahaan keuangan;
  3. menyusun pengadministrasian dan pembukuan keuangan;
  4. melakukan pemeriksaan, penelitian dan penilaian surat pertanggungjawaban realisasi anggaran;
  5. melakukan verifikasi SPP, SPM, dan dokumen pendukung lainnya dalam rangka mengajukan Uang Persediaan (UP), Ganti Uang (GU), Tambahan Uang (TU), Langsung (LS), Gaji Daerah (GD), dan Ganti Uang Nihil (GU Nihil);
  6. melakukan penelitian terhadap buku kas baik penerimaan maupun pengeluaran guna mengetahui posisi keuangan sekretariat DPRD;
  7. melakukan penyiapan bahan administrasi dalam rangka pemeriksaan Inspektorat dan BPK terhadap anggaran Sekretariat DPRD dan DPRD; dan
  8. melakukan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Adminitrasi Keuangan dan Pelayanan Fungsi Anggaran dalam lingkup kedinasan.

Sub Bagian Perbendaharaan dan Pelaporan

Sub Bagian Perbendaharaan dan Pelaporan mempunyai tugas:

  1. menganalisis laporan keuangan;
  2. menganalisis laporan kinerja;
  3. menyusun laporan pertanggungjawaban pengelolaan keuangan;
  4. melakuan evaluasi dan menyusun laporan realisasi anggaran pendapatan dan belanja daerah Sekrerariat DPRD dan DPRD sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
  5. melakukan pembinaan penatausahaan yang berkaitan dengan fungsi perbendaharaan;
  6. melakukan pengelolaan penataausahaan gaji Sekretariat DPRD dan DPRD;
  7. melakukan Pemrosesan penerbitan surat keterangan pemberhentian pembayaran untuk Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan DPRD sesuai ketentuan;
  8. memberikan pertimbangan penyelesaian masalah perbendaharaan dan tuntutan ganti rugi (TGR) di lingkungan Sekretariat DPRD dan DPRD;
  9. melakukan penyiapan bahan pemrosesan pengajuan belanja penunjang operasional pimpinan DPRD dan tunjangan Komunikasi Intensif bagi Pimpinan dan Anggota DPRD; dan
  10. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Administrasi dan Perencanaan Keuangan dalam lingkup kedinasan.

 

Bagian Pelayanan Fungsi Legislasi

Bagian Pelayanan Fungsi Legislasi mempunyai tugas:

  1. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi penyusunan Naskah Akademik;
  2. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi analisis Produk penyusunan Perda;
  3. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi mengumpulkan bahan Penyiapan Draf Perda Inisiatif;
  4. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pembahasan Perda;
  5. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi risalah rapat pembahasan perda;
  6. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi daftar Inventaris masalah (DIM ); dan
  7. memverifikasi Produk Hukum DPRD dan Sekretariat DPRD.

 

Sub Bagian Pelayanan Fungsi Legislasi dan Perundang-Undangan

Sub Bagian Perundang-Undangan mempunyai tugas:

  1. menyusun rencana kerja operasional kegiatan Perundang-Undangan;
  2. menyiapkan bahan penjelasan atau keterangan dan/atau naskah akademik, daftar nama dan tanda tangan pengusul, dan diberikan nomor pokok oleh sekretariat DPRD terkait penyusunan Raperda.
  3. Menyiapkan bahan konsep Draf Perda inisiatif;
  4. melaksanakan pengolahan data sebagai bahan untuk melakukan pengkajian dan pengembangan dalam rangka menyelesaikan program legislasi daerah (Prolegda);
  5. melaksanakan fasilitasi dan membantu penyusunan produk hukum DPRD yang berupa peraturan daerah, keputusan dan/atau ketetapan DPRD;
  6. melaksanakan fasilitasi kelengkapan referensi peraturan perundang-undangan;
  7. menata, menghimpun dan mendokumentasikan produk hukum DPRD dan Sekretariat DPRD;
  8. menyiapkan pembahasan Produk Hukum DPRD dan Sekretariat DPRD;
  9. membuat Rancangan Produk Hukum DPRD dan Sekretariat DPRD; dan
  10. melakukan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Pelayanan Fungsi Legislasi dalam lingkup kedinasan.

Sub Bagian Persidangan

Sub Bagian Persidangan mempunyai tugas :

  1. menyusun rencana kerja operasional kegiatan persidangan;
  2. mengatur dan menyiapkan administrasi persidangan yang diselenggarakan oleh DPRD;
  3. melaksanakan konsultasi dan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam rangka penyiapan bahan persidangan DPRD;
  4. menyediakan materi persidangan DPRD;
  5. menyiapkan bahan penyusunan kegiatan DPRD;
  6. mengatur tata tempat dalam persidangan DPRD; dan
  7. melakukan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Pelayanan Fungsi Legislasi dalam lingkup kedinasan.

Sub Bagian Risalah dan Rapat

Sub Bagian Rapat dan Risalah mempunyai tugas :

  1. menyusun rencana kerja operasional rapat dan risalah;
  2. mengatur dan menyiapkan administrasi rapat yang diselenggarakan oleh DPRD;
  3. melaksanakan konsultasi dan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam rangka penyiapan bahan rapat-rapat DPRD;
  4. menyediakan materi rapat-rapat DPRD;
  5. mengatur tata tempat dalam rapat-rapat DPRD;
  6. membuat risalah, notulen dan catatan rapat-rapat DPRD; dan
  7. melakukan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Pelayanan Fungsi Legislasi dalam lingkup kedinasan.

 

Bagian Pelayanan Fungsi Pengawasan, Jaring Aspirasi Masyarakat dan Penguatan Kelembagaan

Bagian Pelayanan Fungsi Pengawasan, Jaring Aspirasi Masyarakat dan Penguatan Kelembagaan  mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Sekretariat DPRD dibidang pengawasan, pengaduan masyarakat dan Jasmas, dan penguatan kelembagaan.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 Bagian Pelayanan Fungsi Pengawasan dan Penguatan Kelembagaan  mempunyai fungsi:

  1. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi jaringan aspirasi masyarakat;
  2. memfasilitasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi rumusan rapat dalam rangka pengawasan;
  3. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi rapat rapat internal DPRD;
  4. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan penegakan kode etik DPRD;
  5. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi dukungan pengawasan penggunaan anggaran Mitra Kerja DPRD;
  6. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pengawasan pelaksanaan kebijakan;
  7. memfasilitas Pimpinan dan Anggota DPRD dalam rangka pendalaman Tugas; dan
  8. melakukan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD dalam lingkup kedinasan.

Sub Bagian Fungsi Pengawasan I dan Pengaduan Masyarakat

Sub Bagian Fungsi Pengawasan I dan Pengaduan Masyarakat mempunyai tugas :

  1. menyiapkan bahan administrasi pelaksanaan hasil rumusan program kebijakan secara internal maupun eksternal Pelayanan  Fungsi  Pengawasan I;
  2. memfasilitasi dan mengkaji ulang rumusan rapat dalam rangka pengawasan I;
  3. menyiapkan bahan dukungan pengawasan penggunaan anggaran Mitra Kerja Komisi I;
  4. menfasilitasi dan menyiapkan bahan kegiatan Raker bersama dengan mitra kerja Komisi I;
  5. menyiapkan bahan pendampingan fasilitasi dalam rangka menyusun rencana kerja Komisi I;
  6. menyusunan bahan laporan administrasi kegiatan Pelayanan Fungsi pengawasan I dan memfasilitasi kegiatan pengaduan masyarakat;
  7. menerima, menampung, menyerap, dan menindaklanjuti pengaduan dan/atau aspirasi masyarakat;
  8. menyiapkan bahan pengaduan dan/atau aspirasi masyarakat terhadap suatu permasalahan; dan
  9. melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Bagian Pelayanan Fungsi Pengawasan, Jaring Aspirasi Masyarakat dan Penguatan Kelembagaan dalam lingkup kedinasan.

Sub Bagian Pelayanan Fungsi Pengawasan II, III  dan Jaring Aspirasi Masyarakat

Sub Bagian Pelayanan Fungsi Pengawasan II, III dan Jaring Aspirasi Masyarakat mempunyai tugas :

  1. menyiapkan bahan administrasi pengawasan pelaksanaan hasil rumusan program kebijakan secara internal maupun eksternal Pelayanan Fungsi Pengawasan II dan III;
  2. memfasilitasi dan mengkaji ulang rumusan rapat dalam rangka pengawasan II dan III;
  3. menyiapkan bahan dukungan pengawasan penggunaan anggaran Mitra Kerja Komisi II dan III;
  4. menfasilitasi dan menyiapkan bahan kegiatan Raker bersama dengan mitra kerja Komisi II dan III;
  5. menyiapkan bahan dalam rangka kegiatan reses;
  6. menyiapkan bahan dalam rangka pengawasan dalam daerah Komisi II dan III;
  7. menghimpun hasil-hasil reses dan pengawasan dalam daerah menjadi pokok-pokok pikiran dewan;
  8. melakukan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Pelayanan Fungsi Pengawasan, Jaring Aspirasi Masyarakat dan Penguatan Kelembagaan dalam lingkup kedinasan.

Sub Bagian Pelayanan Fungsi Pengawasan IV dan Penguatan Kelembagaan

Sub Bagian Pelayanan Fungsi Pengawasan IV dan Penguatan Kelembagaan mempunyai tugas:

  1. menyiapkan bahan administrasi pengawasan pelaksanaan hasil rumusan program kebijakan secara internal maupun eksternal Pelayanan Fungsi Pengawasan IV;
  2. memfasilitasi dan mengkaji ulang rumusan rapat dalam rangka pengawasan IV;
  3. menyiapkan bahan dukungan pengawasan penggunaan anggaran Mitra Kerja Komisi IV;
  4. menfasilitasi dan menyiapkan bahan kegiatan Raker bersama dengan mitra kerja Komisi IV;
  5. menganalisis bahan dalam pelaksanaan penegakan kode etik DPRD;
  6. menyiapkan bahan pendampingan fasilitasi Badan Kehormatan DPRD dan rencana kerja Badan Kehormatan;
  7. menyusun bahan laporan administrasi kegiatan Badan Kehormatan DPRD;
  8. memverifikasi, mengkordinasikan, dan mengawasi pelaksanaan kebijakan;
  9. memfasilitasi pelaksanaan kegiatan pendalaman tugas Pimpinan dan Anggota DPRD; dan
  10. melakukan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Pelayanan Fungsi Pengawasan, Jaring Aspirasi Masyarakat dan Penguatan Kelembagaan dalam lingkup kedinasan.

 

TATA KERJA

Semua unit kerja di lingkungan Sekretariat DPRD Kabupaten Blitar dalam melaksanakan tugasnya wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi.

  • Setiap pimpinan unit kerja di lingkungan Sekretariat DPRD berkewajiban memimpin bawahan masing- masing dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaaan tugas bawahannya.
  • Setiap unit kerja di lingkungan Sekretariat DPRD wajib menyampaikan laporan pelaksanaan tugas secara berkala kepada atasannya.
  • Setiap laporan yang diterima oleh pimpinan unit kerja dari bawahan wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan penyusunan laporan lebih lanjut dan petunjuk kepada bawahannya.